Home office – elmélet, gyakorlat, másképp

Amikor arról van szó, hogy home office teljesen meg fogja változtatni a munkavégzéssel kapcsolatos mai fogalomrendszerünket és át fogja szabni a munka világát, sokakban egész egyszerűen életszerűtlen jóslatok  is megfogalmazódnak. Több szervezet hatékonyan átállt szinte 100%-ig az otthoni munkavégzésre, míg többé-kevésbé világos, hogy mik azok a területek, ahol ez még a mai ICT megoldások ellenére sem tűnik kivitelezhetően, legalábbis komoly kockázatvállalás nélkül biztosan nem.

Az otthoni munkavégzés és a távmunka gondolata nem új, olyannyira nem, hogy már Max Weber is felvetette, mint a munkavégzés egy lehetséges általánosan elterjedt formáját.
Csak nagyságrendileg lehetne megmondani, hogy mennyi olyan, 5 évesnél nem régebbi publikációt olvastam, ami kísértetiesen hasonló következtetésekre jutott. A legkomolyabb kihívások közt kiemelhető, hogy az alkalmazottak attól tartanak, hogy elvesztik a kontrollt a munkavégzés és időbeosztás fölött, ezen kívül a megkérdezett, valamilyen vezetői pozícióban lévő alkalmazottak egy harmada nyilatkozott úgy, hogy csak akkor hiszi el, hogy valaki dolgozik, ha látja.
Praktikus szempontok alapján sorra veszem, hogy mik a legkomolyabb érvek a home office mellett és mik a legkomolyabb aggályok, amiket a jövőben fel kell oldani, mit mond ezzel kapcsolatban ma a szervezetpszichológia. A kapcsolódó tudományos publik többsége – sok esetben nagyon helyesen – megmarad a mérhető adatok közlésénél, következtetések levonásánál, de nem mondd semmit azzal kapcsolatban, hogy változtatni hogyan lehetne, de nem csak azért, mert a kutatásnak ez nem feladata, azért sem, mert még nem gyűlt össze elegendő tapasztalat különböző kultúrákra nézve.
A home office ma elfogadott koncepciója egybevág a tudományossal, ami szerint aki szivesen végzi a munkáját, az mindegy, hogy munkahelyen vagy más helyen dolgozik, persze még ezt is bőven lehetne mivel kiegészíteni, de világos, hogy a home office bizonyos területeken annak ellenére sem vezethető be, ha az alkalmazottak egyébként szeretik a munkájukat. Ennek egyik oka lehet, hogy az alkalmazott karaktere olyan, aki jó munkaerő ugyan, viszont kevésbé tudja értelmesen szervezni a rendelkezésre álló időt. Jópár szoftverfejlesztőt én is meg tudnék nevezni, akik tehetségesek ugyan, de a kozmetikázatlan igazság az, hogy alighanem részfeladatok esetén is mondani kell nekik, hogy mit is kellene csinálni.
Viszont az is világos, hogy tömegesen vannak, akik alkalmasak rá, a továbbiakban az ő szempontjukból szemlélem a home office-t.
Számtalan helyen írnak róla, hogy az otthoni munkavégzéshez mi legyen előkészítve és mik azok az esetlegesen zavaró tényezők, amiket ki kell küszöbölni. Gyakorlati szempontból ez annyit jelent, főleg, ha valaki először dolgozik home office környezetben, amikor a munkára kell összpontosítani, akkor ki kell kapcsolni vagy szimplán meg kell tanulni tanuljuk ignorálni a privát, nem munkához kapcsolódó kommunikációt, különben sokkal kevésbé lehet egy-egy részfeladatra figyelni.
Ha a neten valaki hatékony munkavégzéssel vagy hatékony tanulással kapcsolatos információkat keres, azt tapasztalhatja, hogy a csapból is az folyik, hogy a hatékony időmenedzsment a lelke mindennek, ami csak olyan speciális esetekben igaz, amikor valakinek egy lélekölően monoton feladatot kell végeznie. Persze, az időmenedzsment is fontos, viszont igazán hatékony az lehet, aki az energiájával tud jól gazdálkodni. Ami a todo-listákat, prioritások beállítását illeti, fontosak a mérföldkövek kijelölése, hogy követhető legyen az, hogy egy nagyobb feladat megoldásában hol kellene állnunk éppen, erre már jobb megoldás például a Gantt-chart.
Európában a home office-t elsősorban tudásintenzív cégek alkalmazzák, ebből adódóan, ha ott értéket szeretne teremteni valaki, elengedhetetlen, hogy gyakran utánanézzen valaminek feladatspecifikusan, az újonnan szerzett tudást beépítse a már meglévő ismeretei közé, majd úgy fusson neki a feladatnak a maximális hatékonyság érdekében. Példaként írom, hogy tegnap kigondoltam, hogy a home office téma kellően érdekes téma ahhoz, hogy írjak róla, viszont ha önmagam számára túl korai deadline-t jelöltem volna ki, ez az írás az életbe sem készülne el. Nem, még akkor sem, ha egyébként a szükséges háttérismeretek jókora részben már rendelkezésre állnak – azokat elő is kell varázsolni.
Ha valaki ilyen helyzetbe kerül, akkor másnap már kevésbé kell feszengenie bármiféle határidőtől, gördülékenyen megy. Ez olyannyira igaz, hogy az időmenedzsment helyett praktikusabb lenne az energiamenedzsmentet előtérbe helyezni, hiszen az utóbbi sokkal inkább igazítható a szellemi teljesítőképességhez, más kérdés, hogy mérni már sokkal nehezebb lenne.
Többen tapasztalati alapon tervezik az idejüket olyan módon, hogy másfélszeres szorzót alkalmaznak az adott feladat becsült időigényével kapcsolatban, ilyenkor lényegében tudattalanul pedig az energiagazdálkodásukat szervezik át.
Tág értelembe véve informatikai és kreatív területen nagyon sokaknak nem jelent problémát a munka ütemzése, ha pedig valakinek mégis, bőven vannak olyan források – például a Mind Tools, https://www.mindtools.com/ – amik különböző szinten segítséget nyújtanak benne, ezen a ponton hívnám fel a figyelmet egy érdekes összefüggésre. Többen azt vallják, hogy a diploma nem számít, ugyanakkor az, hogy valaki diplomát szerzett vagy jópár évet lehúzott egy erősebb helyen, amit biztosan megmutat, hogy elsajátította azokat a tanulási drilleket, ütemzési stratégiákat, amikre a munka világában is szükség van. A megszokások szerepe pedig órási, jobb példa a szemléltetésre nincs is, mint az, hogy ma már a korábban szinte kezelhetetlennek hitt ADHD-val élő gyerekeknél és felnőtteknél módszeresen kialakíthatók olyan megszokások, amik miatt legalább olyan jó, sőt, esetenként jobban teljesítenek, mint a többség.
Világos, hogy a könyvesboltban halomra állnak azok a könyvek, amik nem kevesebbet ígérnek, mint azt, hogy hogyan legyen az olvasó egy hét alatt eszelősen sikeres, gazdag, hatékony, jó szemmel ki lehet választani az olyan forrásokat, amik a képességeink fejlesztésében tényleg komolyan vehető információt adnak, ugyanakkor figyelembe kell venni az egyéni változatosságokat is, ami óriásiak lehet. Azaz egy leírt technika vagy gyakorlat valakinél hatékony, megint másnál nem.
Ősrégi megfigyelés, hogy a többségnek nagyon komoly problémát okoz, ha saját magának kell értelmesen beosztania az idejét, mert a munkában teljesen máshoz szokott hozzá. Alighanem többen ismerünk olyat, aki az egyetemen teljesített, amennyire kellett, de tehetség ide vagy oda, a szabad idejének nagyobb részét elképesztően értelmetlenül töltötte, majd az egyetemet követően bekerült egy olyan közegbe, ahol nyilván szabályozottan kellett megoldani a feladatokat, ott ki tudta bontakoztatni a tehetségét, ami a szabad idejében teljesen biztos, hogy nem ment volna. Ide vagy oda azzal, amennyit eddig tanultam az emberi viselkedésről, máig rá tudok csodálkozni, hogy sokan mikre lennének képesek, mégsem teszik.
Több kutatás kiemelte a home office kapcsán a face-to-face kommunikáció hiányából adódó hatásokat. Többször hallani, hogy a testbeszéd és a gesztikuláció, mint metakommunikációs elemek, mekkora részét teszik ki a kommunikáció egészének. Alighanem nem lehet meghatározni ilyen arányt vagy nincs túl sok értelme. Ami viszont tény, hogy nyelvtől és kultúrától függetlenül a másik féllel folytatott metakommunikáció szerepet játszik a másik megértésében. Ha úgy tetszik szó szerint, mivel egyértelműbbé teszi a másik kommunikációját, a nyelvhasználat esetlegességeiből adódó lehetséges félreértéseket csökkenti. Ha úgy tetszik ez az emberi kommunikáció beépített hibajavító funkcióinak egyike.
Igaz, nagy utat járt be az egész ICT, ha a csapatmunka támogatásáról vagy elengedhetetlen platformjáról van szó, egyre jobban közelítenek a gyártók ahhoz, hogy az egyre újabb és újabb kommunikációs megoldások egyre jobban le tudják képezni a természetesen személyes kommunikációt. Annak ellenére, hogy valamiféle cset minden ilyen suite-ban bekapcsolható, elengedhetetlen részt képez például a videókonferencia-hívás funkció, amik persze nem egymás kiváltására, hanem egymás kiegészítéseként vannak a szolgáltatásba építve és annak megfelelően is kell használni, de rendkívül nehéz lenne meghatározni szabályszerűségeket azzal kapcsolatban, hogy mikor szerencsésebb a videóhívás és mikor a cset.
Sokan, akik home office-ban dolgoznak, valamiért mégis annyira igénylik, hogy a munkahelyhez hasonló közeg vegye körbe őket, hogy  főleg az USA-ban telework centerekbe, lényegében bérelhető irodába mennek be dolgozni, de gyakori megoldás az is, hogy valaki a munkahelyétől eltérő fix pontot jelöl ki magának, ahol dolgozik és oda jár be. A témában megkerülhetetlen az utóbbi pár évben kitermelt egyik legrémesebb buzzword: digitális nomádok. Nem feszülnék neki pontos meghatározásnak, gyakorlatilag nem térnek el a néhány évtizeddel ezelőtti juppie-któl, csak éppen a juppie-k nem netre kötött kütyükkel utazgattak munka közben.
Tömegesen találni olyan kutatásokat, amik arra a következtetésre jutottak, hogy home office, persze az alkalmazott karakterétől függően, de növelheti a burnout, a depresszió és az izolációval járó nem kívánt pszichés hatások kockázatát.
Az ember társas lény, már az emberelődöknél nyilván nem opcionális volt, hogy csoportban élnek vagy sem, hiszen csak úgy volt esélyük a túlélésre. A történelem előtti időkben a legszigorúbb, közösség által kiszabott szankció a kiközösítés volt, ami egyet jelentett a fajtárs halálra ítélésével. A közösségben való létezés az élet minden területén annyira szerves része a viselkedésünknek, hogy egyszerűen nem hagyható figyelmen kívül. Mindezt nagyon észben kell tartani a munka világában is, ami nem azt jelenti, hogy tartani kellene a home office-tól, azt viszont mindenképp, hogy az alkalmazott számára és a szervezet produktivitása szempontjából sem előnyös, ha az izolációs hatás túlzottá válik.

A webfejlesztés művészete – egyedi vagy CMS?

Gyakran felmerülő kérdés, hogy egy tervezett vagy éppen átköltöztetésre érett webhelyet, legyen az bármilyen formátumú is, milyen módon érdemes megvalósítani. Valóban egyedi megvalósításokra már ritkábban van szükség, mégsincs konszenzus azzal kapcsolatban, hogy melyik a legideálisabb megoldás a legfontosabb szempontok, azaz a könnyű kezelhetőség, a stabilitás, a biztonság és a költséghatékonyság szempontjából. A korszerűbbnél korszerűbb freemium dobozos megoldások mellett a webfejlesztés olyan művészet, ami közben megértjük a web lelki világát. Ezért is érdemes webfejlesztést tanulni, de most inkább a webhelyeknek otthont adó infrastruktúráról lesz szó.

Ha webhelyről van szó, rég természetesnek vesszük, hogy dinamikus webhelyről beszélünk, az pedig teljesen feladatfüggő, hogy mennyire fontos a reszponzív jelleg, már-már művészi kialakítás a megjelenítés szempontjából.

10-15 évvel ezelőtt az első, nagy teljesítményű, de bármi számára könnyen telepíthető tartalomkezelő rendszerek (CMS) elterjedésével teljesen megváltozott a világ. Igaz, többen vannak, akik saját blogmotort írnak. Még ha egészen profi fejlesztésről is van szó, könnyen lehet, hogy előbb vagy utóbb, de sokkal több időt kell majd fordítani rá, mint egy nagyon alaposan dokumentált, széles community supporttal vagy dedikált supporttal rendelkező rendszer esetén, ahogy azt sem nehéz belátni, hogy alighanem senki sem tud egyedül a leglényegesebb szempontok tekintetében jobb blogmotort fejleszteni, mint egy több száz fejlesztőből álló fejlesztőcsapat, amelyik főállásban fejleszti valamelyik jól ismert CMS-t, ami több millió, legkülönfélébb webhely lelkét jelenti.

Ha tartalomkezelő rendszerről van szó, nagyon sokaknak a WordPress jut eszébe, ami egyáltalán nem biztos, hogy olyan remek választás. Főleg, ha valaki saját helyen szeretné telepíteni és üzemeltetni.

A csupasz WP önmagában egy biztonságos CMS, viszont a felhasználó előbb vagy utóbb, de úgyis a több tízezer, mások által írt plugin közül telepít majd néhányat, valamilyen kényelmi funkció miatt. Ezek pedig  egyrészt hatalmasra növelhetik az oldal feltörésének kockázatát, mivel a WP core ugyan rendszeresen frissíti önmagát, a plugin a CMS alapjától független életet él, esetleg évekig nem adnak ki hozzá frissítést. A CMS-ek feltörésének szinte mindegyike egy hülyén megírt pluginen keresztül történik, ami a többi CMS-sel kapcsolatban is elmondható. A másik, amivel számolni kell, hogy a pluginek az egész portál erőforrásigényét egészen elképesztően megnövelhetik.

A shared hoszting szolgáltatók 5-15 USD-ért kínálnak olyan LAMP-környezetet, amire több tartalomkezelő rendszer is telepíthető, viszont éppen azért, mert több száz, esetleg több ezer ügyfél osztozik egy szerver – ami jó esetben nem virtuális gép – erőforrásain, előfordulhat, hogy valakinek a megkergült vagy feltört webhelye miatt az összes többi, azonos szervert használó ügyfél oldalai akadoznak vagy konkrétan elérhetetlenek lesznek. De az is előfordulhat, hogy a hoszting szolgáltató figyelmezteti az ügyfelet, hogy túl sok rendszer erőforrást használ, ezért vagy váltson egy drágább platformra, esetleg szó nélkül jegelik a webhelyét. A keresőmotorok számára is messze nem mindegy, hogy egy oldal milyen sebességgel tölt be, milyen a rendelkezésre állása, ha pedig van valami, amit sosem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy a weben egy tartalom akkor létezik, ha könnyen megtalálható.

A webhoszting review-oknak sose higgyünk, az a forrás, ami talán a legteljesebb áttekintést ad a webhoszting piac gazdaságtani és IT részéről is, a Strategies for Web Hosting and Managed Services kötet (Doug Kaye), ha a cloud előtti időket nézzük, amit 2001-ben adtak ki ugyan, beszédes, hogy máig a legjobbra értékelt könyvek közt van.

A jelenséggel kapcsolatban eléggé sokat mond, hogy a shared hoszting szolgáltatók közül többen kimondottan WordPress-hosztolásra optimalizált csomagot kínálnak, persze jóval drágábban, holott technikailag, elvben mindkettőnek ugyanazt kellene teljesítenie.

Mindegy is, hogy WordPressről vagy más elterjedt CMS-ről van szó, egyre ritkábban képzelhető el olyan, amikor valóban indokolt saját tárhelyen futtatni a tartalomkezelőt.

VPS? Jó ötletnek tűnik. WP-t VPS-en üzemeltetve kitűnően látható, hogy hogyan zabálja az oldal az erőforrásokat még akkor is, ha csak néhány látogatója van egyidejűleg. És persze ott folyamatosan ott a kockázata annak, hogy mikor töri fel egy bot vagy egy unatkozó hülyegyerek az egészet vagy akár mikor törik fel az egész VPS-t, azt pedig értelemszerűen nem fogja elárulni a szolgáltató, hogy a VPS-ek üzemeltetésénél az elvárható best practice-eket mennyire tartja be, már ha egyáltalán.

Hogyan néz ki mindez számokban? Egy unmanaged VPS havi 8 és 20 USD közé tehető, a managed VPS esetén pedig ugyanolyan teljesítményű virtuális gépért már ennek az árnak a 4-5-szörösét kell fizetni. Itt érdemes megtorpanni egy pillanatra: egy teljes egészében általunk menedzselt virtuális gép operációs rendszerét, oprendszeri szolgáltatásit, adatbázismotorjait és úgy egyáltalán mindent, ami a webszerver működéséhez szükséges, annak összes moduljával együtt magunknak kell rendszeresen frissíteni, ellenőrizni, ami azért nem automatizálható 100%-ig. Ha pedig valaki cPanel, Plesk, Webuzzo vagy hasonló mellett dönt, hogy webes felületen végezhesse el a leggyakoribb feladatokat, azért szintén fizethet havi díjat, arról nem is beszélve, hogy ezek ugyancsak eszik a rendszererőforrásokat amellett, hogy éppen ezeknek az adminisztrációs felületeknek a szoftveres hibái könnyítik meg egy-egy támadó dolgát.

Összefoglalva, hacsak valaki nem feketeöves guruja a webszerverek üzemeltetésének, havi 15-20 USD-nál nem jön ki olcsóbban és még így sincs rá semmi garancia, hogy ne omoljon össze esetleg az egész egy előre nem látható hiba miatt vagy ne váljon más okból elérhetetlenné.

Ezek után érdemes megnézni, hogy mennyibe fáj, ha a WordPress-oldalt maga a WordPress.com hosztolja: https://wordpress.com/pricing/ Lám-lám, szinte ugyanannyiba kerül, esetleg még olcsóbb is, mintha mindent saját magunknak kellene beállítanunk egy webszerveren a nulláról, a WordPress.com-on viszont a biztonságtól kezdve a rendelkezésre álláson át mindenért a WordPress staffja felel.

Azaz persze, mindig lehet próbálkozni olcsóbb megoldással, emellett a behavioral economics nagy kérdése, hogy hogyan lehet piacon még 2018-ban is olyan szolgáltató, amelyik a tipikusan összehasonlíthatalanul gyengébb teljesítményű és rendelkezésre állású hoszting csomagot el tudja adni drágábban is, mint amennyibe az egy USA-beli szolgáltatónál kerül. Az olcsóság nagyon sokba fog kerülni, ami ráadásul nem derül ki azonnal, de még a pénzvisszafizetési garancia időtartalma alatt sem. Nemrég azzal érveltünk, hogy olyan szervezeteknek, mint Vatikán állam, a Spotify vagy éppen a Facebook, zsebpénz lenne lefejleszteni vagy házon belül hosztolni egy saját blogmotort, mégis egy az egyben a WordPressre bízzák, nem véletlenül.

Amit még érdemes figyelembe venni, hogy akár saját magunk által hosztolt CMS-ről, akár felhőben hosztolt megoldásról van szó, maga a megjelenés olyan mértékben testre szabható, hogy például az erdetileg mikroblogként használt Tumblr minden további nélkül átírható úgy, hogy az egy komoly hírportálként jelenjen meg. Vagy éppen a Blogspot.com-on létrehozott blog sablonja átírható olyan layouttal, hogy az egy életrajzi oldal legyen és így tovább. Persze amivel számolni kell, hogy a Tumblr vagy a Blogspot esetén csak a CSS definíciója több ezer kódsor lehet, mivel minden lehetséges funkcióhoz definiálni kell a megjelenést, ráadásul a mobileszközökre külön! A WordPress.com-on hosztolt oldal esetén viszont nem vagy csak nagyon korlátozottan nyúlhatunk bele a kódba, a theme-be viszont általában igen. Hogy bonyolultabb legyen, a Tumblr nem világos okból, de még egy saját leírónyelvet is bevezetett.

A Blogspot és a Tumblr teljesen ingyenes, költeni akkor kell rá, ha valakinek egy egyedi, profi dizájner által varrt skint szeretne használni, egyébként a cég dizájnerének kell egyedivé varázsolni az eredetileg sokszor egyenesen szörnyszülőtt sablonokat.

Persze végtelen érv hozható fel pro és kontra, ha CMS-ről van szó, mi több, a használt technológiáktól függően lehet, hogy valakinek mégis az a megoldás fog jobban tetszeni, hogy ha nem is a nulláról, de végülis csupasz keretrendszerekben dolgozva készíti el a saját webhelyét, ez viszont feltételezi, hogy a fejlesztő egyszerűen elhivatott a webprogramozással kapcsolatban, ezért fejleszt unikális rendszert, ami viszont már alighanem csak ütős időbeli és anyagi ráfordítás mellett lehetne átírható olyan CMS-sé, amit mondjuk egy óriási cég több száz alkalmazottjának kell használnia alkalomadtán.

Némileg ellent mondva annak, amivel indult a poszt, egyéni és mikrovállalati környezetben van és jóideig lesz is helyük az egyedi fejlesztésű rendszereknek, mi több, kitűnő ugródeszka egy teljesen saját megírása annak, aki behatóan szeretne foglalkozni később a nagy, elterjedt CMS-ekkel vagy azok moduljaival.

Nincs kikezdhetetlen válasz arra, hogy melyik megoldás a legjobb, még akkor sem, ha eléggé világosan meghatározott, hogy milyen, mekkora szervezet mire szeretné használni a portálmotorját.

Stay tuned, a Microsoft webes szolgáltatásokra kihegyezett és az Amazon AWS cloudjára hamarosan visszatérünk, addig is nosztalgiázzunk el ezen a kedves kis semmiségen a temetetlen múltból.