Home office – elmélet, gyakorlat, másképp

Amikor arról van szó, hogy home office teljesen meg fogja változtatni a munkavégzéssel kapcsolatos mai fogalomrendszerünket és át fogja szabni a munka világát, sokakban egész egyszerűen életszerűtlen jóslatok  is megfogalmazódnak. Több szervezet hatékonyan átállt szinte 100%-ig az otthoni munkavégzésre, míg többé-kevésbé világos, hogy mik azok a területek, ahol ez még a mai ICT megoldások ellenére sem tűnik kivitelezhetően, legalábbis komoly kockázatvállalás nélkül biztosan nem.

Az otthoni munkavégzés és a távmunka gondolata nem új, olyannyira nem, hogy már Max Weber is felvetette, mint a munkavégzés egy lehetséges általánosan elterjedt formáját.
Csak nagyságrendileg lehetne megmondani, hogy mennyi olyan, 5 évesnél nem régebbi publikációt olvastam, ami kísértetiesen hasonló következtetésekre jutott. A legkomolyabb kihívások közt kiemelhető, hogy az alkalmazottak attól tartanak, hogy elvesztik a kontrollt a munkavégzés és időbeosztás fölött, ezen kívül a megkérdezett, valamilyen vezetői pozícióban lévő alkalmazottak egy harmada nyilatkozott úgy, hogy csak akkor hiszi el, hogy valaki dolgozik, ha látja.
Praktikus szempontok alapján sorra veszem, hogy mik a legkomolyabb érvek a home office mellett és mik a legkomolyabb aggályok, amiket a jövőben fel kell oldani, mit mond ezzel kapcsolatban ma a szervezetpszichológia. A kapcsolódó tudományos publik többsége – sok esetben nagyon helyesen – megmarad a mérhető adatok közlésénél, következtetések levonásánál, de nem mondd semmit azzal kapcsolatban, hogy változtatni hogyan lehetne, de nem csak azért, mert a kutatásnak ez nem feladata, azért sem, mert még nem gyűlt össze elegendő tapasztalat különböző kultúrákra nézve.
A home office ma elfogadott koncepciója egybevág a tudományossal, ami szerint aki szivesen végzi a munkáját, az mindegy, hogy munkahelyen vagy más helyen dolgozik, persze még ezt is bőven lehetne mivel kiegészíteni, de világos, hogy a home office bizonyos területeken annak ellenére sem vezethető be, ha az alkalmazottak egyébként szeretik a munkájukat. Ennek egyik oka lehet, hogy az alkalmazott karaktere olyan, aki jó munkaerő ugyan, viszont kevésbé tudja értelmesen szervezni a rendelkezésre álló időt. Jópár szoftverfejlesztőt én is meg tudnék nevezni, akik tehetségesek ugyan, de a kozmetikázatlan igazság az, hogy alighanem részfeladatok esetén is mondani kell nekik, hogy mit is kellene csinálni.
Viszont az is világos, hogy tömegesen vannak, akik alkalmasak rá, a továbbiakban az ő szempontjukból szemlélem a home office-t.
Számtalan helyen írnak róla, hogy az otthoni munkavégzéshez mi legyen előkészítve és mik azok az esetlegesen zavaró tényezők, amiket ki kell küszöbölni. Gyakorlati szempontból ez annyit jelent, főleg, ha valaki először dolgozik home office környezetben, amikor a munkára kell összpontosítani, akkor ki kell kapcsolni vagy szimplán meg kell tanulni tanuljuk ignorálni a privát, nem munkához kapcsolódó kommunikációt, különben sokkal kevésbé lehet egy-egy részfeladatra figyelni.
Ha a neten valaki hatékony munkavégzéssel vagy hatékony tanulással kapcsolatos információkat keres, azt tapasztalhatja, hogy a csapból is az folyik, hogy a hatékony időmenedzsment a lelke mindennek, ami csak olyan speciális esetekben igaz, amikor valakinek egy lélekölően monoton feladatot kell végeznie. Persze, az időmenedzsment is fontos, viszont igazán hatékony az lehet, aki az energiájával tud jól gazdálkodni. Ami a todo-listákat, prioritások beállítását illeti, fontosak a mérföldkövek kijelölése, hogy követhető legyen az, hogy egy nagyobb feladat megoldásában hol kellene állnunk éppen, erre már jobb megoldás például a Gantt-chart.
Európában a home office-t elsősorban tudásintenzív cégek alkalmazzák, ebből adódóan, ha ott értéket szeretne teremteni valaki, elengedhetetlen, hogy gyakran utánanézzen valaminek feladatspecifikusan, az újonnan szerzett tudást beépítse a már meglévő ismeretei közé, majd úgy fusson neki a feladatnak a maximális hatékonyság érdekében. Példaként írom, hogy tegnap kigondoltam, hogy a home office téma kellően érdekes téma ahhoz, hogy írjak róla, viszont ha önmagam számára túl korai deadline-t jelöltem volna ki, ez az írás az életbe sem készülne el. Nem, még akkor sem, ha egyébként a szükséges háttérismeretek jókora részben már rendelkezésre állnak – azokat elő is kell varázsolni.
Ha valaki ilyen helyzetbe kerül, akkor másnap már kevésbé kell feszengenie bármiféle határidőtől, gördülékenyen megy. Ez olyannyira igaz, hogy az időmenedzsment helyett praktikusabb lenne az energiamenedzsmentet előtérbe helyezni, hiszen az utóbbi sokkal inkább igazítható a szellemi teljesítőképességhez, más kérdés, hogy mérni már sokkal nehezebb lenne.
Többen tapasztalati alapon tervezik az idejüket olyan módon, hogy másfélszeres szorzót alkalmaznak az adott feladat becsült időigényével kapcsolatban, ilyenkor lényegében tudattalanul pedig az energiagazdálkodásukat szervezik át.
Tág értelembe véve informatikai és kreatív területen nagyon sokaknak nem jelent problémát a munka ütemzése, ha pedig valakinek mégis, bőven vannak olyan források – például a Mind Tools, https://www.mindtools.com/ – amik különböző szinten segítséget nyújtanak benne, ezen a ponton hívnám fel a figyelmet egy érdekes összefüggésre. Többen azt vallják, hogy a diploma nem számít, ugyanakkor az, hogy valaki diplomát szerzett vagy jópár évet lehúzott egy erősebb helyen, amit biztosan megmutat, hogy elsajátította azokat a tanulási drilleket, ütemzési stratégiákat, amikre a munka világában is szükség van. A megszokások szerepe pedig órási, jobb példa a szemléltetésre nincs is, mint az, hogy ma már a korábban szinte kezelhetetlennek hitt ADHD-val élő gyerekeknél és felnőtteknél módszeresen kialakíthatók olyan megszokások, amik miatt legalább olyan jó, sőt, esetenként jobban teljesítenek, mint a többség.
Világos, hogy a könyvesboltban halomra állnak azok a könyvek, amik nem kevesebbet ígérnek, mint azt, hogy hogyan legyen az olvasó egy hét alatt eszelősen sikeres, gazdag, hatékony, jó szemmel ki lehet választani az olyan forrásokat, amik a képességeink fejlesztésében tényleg komolyan vehető információt adnak, ugyanakkor figyelembe kell venni az egyéni változatosságokat is, ami óriásiak lehet. Azaz egy leírt technika vagy gyakorlat valakinél hatékony, megint másnál nem.
Ősrégi megfigyelés, hogy a többségnek nagyon komoly problémát okoz, ha saját magának kell értelmesen beosztania az idejét, mert a munkában teljesen máshoz szokott hozzá. Alighanem többen ismerünk olyat, aki az egyetemen teljesített, amennyire kellett, de tehetség ide vagy oda, a szabad idejének nagyobb részét elképesztően értelmetlenül töltötte, majd az egyetemet követően bekerült egy olyan közegbe, ahol nyilván szabályozottan kellett megoldani a feladatokat, ott ki tudta bontakoztatni a tehetségét, ami a szabad idejében teljesen biztos, hogy nem ment volna. Ide vagy oda azzal, amennyit eddig tanultam az emberi viselkedésről, máig rá tudok csodálkozni, hogy sokan mikre lennének képesek, mégsem teszik.
Több kutatás kiemelte a home office kapcsán a face-to-face kommunikáció hiányából adódó hatásokat. Többször hallani, hogy a testbeszéd és a gesztikuláció, mint metakommunikációs elemek, mekkora részét teszik ki a kommunikáció egészének. Alighanem nem lehet meghatározni ilyen arányt vagy nincs túl sok értelme. Ami viszont tény, hogy nyelvtől és kultúrától függetlenül a másik féllel folytatott metakommunikáció szerepet játszik a másik megértésében. Ha úgy tetszik szó szerint, mivel egyértelműbbé teszi a másik kommunikációját, a nyelvhasználat esetlegességeiből adódó lehetséges félreértéseket csökkenti. Ha úgy tetszik ez az emberi kommunikáció beépített hibajavító funkcióinak egyike.
Igaz, nagy utat járt be az egész ICT, ha a csapatmunka támogatásáról vagy elengedhetetlen platformjáról van szó, egyre jobban közelítenek a gyártók ahhoz, hogy az egyre újabb és újabb kommunikációs megoldások egyre jobban le tudják képezni a természetesen személyes kommunikációt. Annak ellenére, hogy valamiféle cset minden ilyen suite-ban bekapcsolható, elengedhetetlen részt képez például a videókonferencia-hívás funkció, amik persze nem egymás kiváltására, hanem egymás kiegészítéseként vannak a szolgáltatásba építve és annak megfelelően is kell használni, de rendkívül nehéz lenne meghatározni szabályszerűségeket azzal kapcsolatban, hogy mikor szerencsésebb a videóhívás és mikor a cset.
Sokan, akik home office-ban dolgoznak, valamiért mégis annyira igénylik, hogy a munkahelyhez hasonló közeg vegye körbe őket, hogy  főleg az USA-ban telework centerekbe, lényegében bérelhető irodába mennek be dolgozni, de gyakori megoldás az is, hogy valaki a munkahelyétől eltérő fix pontot jelöl ki magának, ahol dolgozik és oda jár be. A témában megkerülhetetlen az utóbbi pár évben kitermelt egyik legrémesebb buzzword: digitális nomádok. Nem feszülnék neki pontos meghatározásnak, gyakorlatilag nem térnek el a néhány évtizeddel ezelőtti juppie-któl, csak éppen a juppie-k nem netre kötött kütyükkel utazgattak munka közben.
Tömegesen találni olyan kutatásokat, amik arra a következtetésre jutottak, hogy home office, persze az alkalmazott karakterétől függően, de növelheti a burnout, a depresszió és az izolációval járó nem kívánt pszichés hatások kockázatát.
Az ember társas lény, már az emberelődöknél nyilván nem opcionális volt, hogy csoportban élnek vagy sem, hiszen csak úgy volt esélyük a túlélésre. A történelem előtti időkben a legszigorúbb, közösség által kiszabott szankció a kiközösítés volt, ami egyet jelentett a fajtárs halálra ítélésével. A közösségben való létezés az élet minden területén annyira szerves része a viselkedésünknek, hogy egyszerűen nem hagyható figyelmen kívül. Mindezt nagyon észben kell tartani a munka világában is, ami nem azt jelenti, hogy tartani kellene a home office-tól, azt viszont mindenképp, hogy az alkalmazott számára és a szervezet produktivitása szempontjából sem előnyös, ha az izolációs hatás túlzottá válik.

Szerző: bardóczi ákos

ORCID, Google Scholar ID, ResearcherID, ResearchGate, MTMT.hu? Find me!